KSM Tematik Unisma Malang Gelar Pelatihan Manajemen Kearsipan

TIMESINDONESIA, MALANG – Kandidat Sarjana Mengabdi (KSM) – T Unisma Malang, kelompok 32 melakukan pelatihan Peran Manajemen Kearsipan untuk Mewujudkan Good Village Governance.

Pelatihan yang dilakukan Aula Balai Desa Patokpicis Kec. Wajak Kab. Malang, Jumat (9/9/2022). 

Advertisement

Dalam kesempatan ini mahasiswa KSM-T yang dibimbing oleh Rahmawati., SE., MM., MBA, melakukan kegiatan pelatihan manajemen kearsipan ini dilakukan bertujuan untuk mempermudah perangkat desa Patokpicis untuk kedepannya dalam membuat surat menyurat secara otomatis. Kegiatan pelatihan ini disampaikan oleh narasumber yaitu Harun Al Rasyid, BS., MIEB., Ph.D. dan Alfian Budi Primanto., S.AB., MBA.

INFORMASI SEPUTAR UNISMA DAPAT MENGUNJUNGI www.unisma.ac.id

Staff desa Patokpicis masih kurang dalam hal teknologi digital terutama dalam arsip surat menyurat otomatis. Oleh sebab itu kelompok 32 sebagai panitia penyelenggara pelatihan manajemen kearsipan di Balai Desa Patokpicis membantu staff desa Patokpicis dalam membuat surat menyurat secara otomatis.

Harun Al Rasyid BS., MIEB., Ph.D. selaku narsumber menjelaskan tentang proses pengelolaan arsip, sistem penyimpanan arsip, ragam arsip yang dapat di lakukan atau di kekerjakan pemerintah desa seperti arsip perangkat desa, arsip pendudukan, arsip monografi desa, dan arsip Pajak Bumi dan Bangunan.

Sedangkan Alfian Budi Primanto., S.AB., MBA. menjelaskan secara teknis dalam membuat surat menyurat secara otomatis dengan menggunakan aplikasi excel yang sudah di developer. Dimana aplikasi tersebut juga diberikan kepada staff desa Patokpicis serta warga Patokpicis guna dikembangkan lebih lanjut dan diharapkan dapat menjadi manfaat terutama dalam pembuatan surat menyurat secara otomatis.

INFORMASI SEPUTAR UNISMA DAPAT MENGUNJUNGI www.unisma.ac.id

“Suksesnya pemerintahan desa diawali dengan manajemen arsip yang baik, sehingga pelayanan publik dapat dilakukan secara maksimal,” kata Harun Al Rasyid BS., MIEB., Ph.D. Membuat arsip dalam sebuah administrasi desa sangatlah penting karena sebuah data arsip nantinya akan ada pertanggungjawaban jika diperlukan.

Sistem penyimpanan arsip antara lain :

1.      Sistem nomor (Numerical Filing System)

Klasifikasi dokumen atau arsip berdasarkan nomor atau numerik sebagai pengganti dari nama orang atau badan.

2.      Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)

Metode penyusunan dokumen yang dilakukan secara berurutan, mulai dari arsip berawalan huruf A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan indexing.

3.      Sistem Tanggal (Chronological Filing System)

Metode yang digunakan untuk indexing dimulai dari tanggal datangnya dokumen atau surat, lalu disusun dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, bulanan, bahkan juga berdasarkan tahun sesuai kebutuhan.

4.      Sistem Subjek (Subjectical Filing System)

Metode yang digunakan adalah melakukan penyimpan arsip yang dikelompokkan berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi.

5.      Sistem Wilayah (Geographical Filing System)

Arsip akan dikelompokkan berdasarkan daerah atau wilayah yang tertera pada alamat surat atau dokumen.

Ragam arsip dalam pemerintah desa :

1.      Arsip Perangkat Desa

Arsip peraturan perundang-undangan (UU, Perda, Surat Edaran, Peraturan Bupati, Peraturan Desa.

2.      Arsip Kependudukan

Kartu Keluarga, Surat Keterangan, BLT, Jamkesmas, Raskin.

3.      Arsip mutasi Penduduk

Akte Kelahiran, Akte Kematian, Laporan Kependudukan, Surat Nikah, Cerai, Talak, Rujuk.

4.      Arsip monografi desa

Pemerintah desa, batas dan luas wilayah, jumlah penduduk, data perekonomian, data keagamaan.

5.      Arsip Pajak Bumi dan Bangunan

Teguh Imam S. S.Sos., M.Si. selaku kepala desa Patokpicis menuturkan bahwa setelah terselenggarakannya pelatihan ini diaharapkan para staff desa Patokpicis berserta warga dapat mengerti dan dapat menerapkan pembuatan surat menyurat secara otomatis serta dapat dikembangkan lebih baik lagi guna mempermudah segala aspek yang terkait. Mengingat juga bahwa sebuah kearsipan sangat penting adanya dan kearsipan juga merupakan awal dari kesuksesan dari pemerintahan desa. (*)

INFORMASI SEPUTAR UNISMA DAPAT MENGUNJUNGI www.unisma.ac.id

*)Pewarta: Mahasiswa KSM-T Kelompok 32 Universitas Islam Malang (UNISMA)

**) Ikuti berita terbaru TIMES Indonesia di Google News klik link ini dan jangan lupa di follow.