Mengenal sistem payroll: Pengertian, dan Manfaatnya

TIMESINDONESIA, JAKARTA – Seiring dengan menjamurnya bisnis dan perusahaan baru, mulai dari Start Up, perusahaan multinasional, hingga UMKM, otomatis jumlah karyawan yang dipekerjakan juga semakin banyak.

Dengan banyaknya karyawan yang bekerja di suatu perusahaan, tentu saja pihak perusahaan juga menginginkan hal yang praktis untuk pelayanan yang efisien dan tepat, salah satunya adalah dalam hal menggaji karyawan mereka.

Advertisement

Bayangkan saja kalau suatu perusahaan dengan karyawan yang banyak dan harus menghitung gaji mereka secara manual, tentunya akan menghabiskan waktu yang sangat banyak untuk hal ini saja.

Sungguh sangat tidak efisien, bukan? Maka dari itu, banyak perusahaan dan pemilik usaha yang menghitung gaji karyawan mereka dengan menggunakan software untuk penggajian karyawan, salah satunya adalah Talenta. Anda bisa akses software Talenta melalui tautan: https://www.talenta.co/fitur/software-payroll/.

Apa sih sistem payroll itu?

Kita mulai terlebih dahulu dengan pengertian Payroll. Payroll adalah istilah yang digunakan untuk merujuk ke gaji. Sedangkan gaji bisa diartikan sebagai kompensasi yang diberikan karyawan sebagai imbalan untuk pekerjaan yang telah dilakukan.

Gaji juga salah satu aspek mengapa karyawan ingin bekerja. Dan ini juga melatarbelakangi reputasi masing-masing perusahaan. Bila gaji yang didapat dirasa kurang dari apa yang seharusnya didapatkan, bisa jadi karyawan tersebut akan bekerja dengan kurang maksimal atau bahkan bisa berhenti dari pekerjaan.

Sedangkan menurut akuntansi, Payroll berarti metode penggajian yang dirancang khusus agar proses penggajian di suatu perusahaan bisa lebih efektif dan akurat. Payroll juga digunakan untuk mengacu pada sistem atau perangkat lunak yang digunakan untuk menghitung penggajian karyawan termasuk dalam perhitungan pajak dan BPJS.

Perhitungan dalam penggajian ini juga dihitung berdasarkan beberapa indikator yang digunakan untuk menghitung gaji seorang karyawan, seperti banyaknya hari bekerja, banyaknya lembur, dan lain sebagainya. Dan biasanya, penggajian ini dilakukan secara berkala seperti mingguan atau bulanan.

Dan dalam menghitung payroll ini, membutuhkan banyak pemahaman mengenai hukum, pengetahuan mengenai pajak secara mendetail dan juga pengarsipan dan juga metode yang baik, efektif, dan juga terorganisir guna penggajian yang tepat untuk karyawan perusahaan.

Sebenarnya dalam prakteknya, payroll ini bisa menggunakan google spreadsheet untuk membuat sistem payroll ini. Namun untuk skala yang besar, hal ini kurang efisien untuk digunakan. Maka dari itu, sekarang muncul sistem perangkat lunak yang bernama payroll software untuk memudahkan dalam hal penggajian karyawan.

Sistem payroll adalah software yang digunakan perusahaan untuk memudahkan dalam hal menggaji karyawan dengan baik dan terorganisir. sistem payroll ini juga bisa digunakan oleh perusahaan baik secara mingguan maupun bulanan.

Unsur yang sering digunakan dalam sistem payroll ini adalah data kehadiran, lembur, uang makan, tunjangan, BPJS, dan lain sebagainya. Dan  software ini termasuk dalam Human Resource Information System (HRIS).

Dengan software penggajian ini, perusahaan dengan mudah menghitung gaji setiap karyawan sesuai dengan indikator yang telah ditentukan seperti data kehadiran yang sudah tersambung otomatis dalam sistem yang nantinya pada kurun waktu mingguan atau bulanan uang otomatis akan terpotong dari deposito perusahaan kepada rekening karyawan.

Alasan mengapa suatu perusahaan perlu menggunakan sistem payroll ini adalah penghematan waktu dikarenakan semua yang berkaitan dengan gaji sudah tidak lagi di update secara manual, akan tetapi gaji ini diupdate oleh sistem yang lebih efektif dan juga resiko kesalahan sangat kecil. Maka dari itu, menggunakan sistem payroll bisa dikatakan menjadi hal yang wajib dilakukan oleh perusahaan untuk memudahkan dalam penggajian karyawan.

Manfaat menggunakan sistem payroll

1.    Data lebih mudah untuk disajikan

Data berupa data karyawan, jadwal kerja, gaji karyawan, lembur, cuti, absensi, sampai pada pinjaman, dll yang biasanya menggunakan ms excel atau spreadsheet, kini bisa otomatis terbaca oleh sistem perangkat lunak dalam payroll software

2.    Rekap data absensi

Seperti yang sudah dijelaskan di poin atas, bahwa data bisa disajikan secara otomatis menggunakan sistem, begitu pula dengan rekap data absensi. Dengan menggunakan payroll software, rekap data absensi berupa menghitung hari masuk kerja, lembur, cuti, hingga pada sakit, dan juga izin, semua bisa tersistem secara otomatis dengan sistem payroll. Hal ini tentu sangat memudahkan pekerjaan HR apalagi kalau masih dibutuhkan koordinasi dengan divisi lain dalam hal rekap data absensi ini.

3.    Membuat Formulir Pajak

Beberapa sistem payroll ada yang mendukung fungsi untuk membuat formulir pajak secara otomatis yang nantinya cukup dicetak untuk kemudian dibagikan kepada pihak yang bersangkutan.

4.    Penyimpanan data yang jauh lebih praktis dan aman

Dengan menggunakan sistem payroll ini, data yang disimpan juga bisa tersimpan secara otomatis oleh sistem yang tentunya akan jauh lebih praktis dan aman daripada harus menyiapkan data satu persatu secara manual yang akan memakan banyak waktu, tenaga, dan juga kertas. Dan juga rawan hilang kalau tidak diarsipkan dengan baik.

5.    Jauh lebih efisien dan cepat

Tidak usah menunggu lama untuk menghitung gaji karyawan, dengan menggunakan sistem payroll bisa membuat pengelolaan gaji menjadi lebih cepat, akurat, dan efektif untuk menyajikan data yang dibutuhkan. Menggunakan payroll software ini juga bisa membantu menghemat waktu, lho karena keakuratannya dalam penyajian data.

Itulah beberapa manfaat dari sistem payroll ini. Manfaat yang didapat sangat banyak bukan? Selain aman, praktis, akurat, tapi dengan penyimpanan yang sangat banyak tentu menarik banyak perusahaan beralih menggunakan payroll software ini.

Apakah anda masih ragu untuk menggunakan sistem payroll ini? Saran kami tidak perlu khawatir untuk beralih menggunakan sistem payroll dalam hal memberikan gaji kepada karyawan karena dengan menggunakan sistem ini, penggajian dalam perusahaan akan menjadi jauh lebih baik dengan minim tenaga dari HR.

Sistem yang lebih cepat dan akurat juga akan membantu anda untuk bekerja lebih cepat dan juga meminimalisir pengeluaran perusahaan. Informasi yang diberikan pun terbilang akurat tanpa harus berbelit-belit. Keuntungan lainnya, perusahaan bisa meminimalisir pekerja di bidang administratif karena sudah dibantu oleh sistem sistem payroll ini.

Di antara banyaknya sistem payroll yang ada, kami merekomendasikan salah satu sistem payroll yaitu Talenta By Mekari yang sangat lengkap fiturnya dibandingkan dengan sistem payroll sejenis. Berikut ini beberapa kelebihan Talenta By Mekari:
 

1.      Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini.

2.      Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3.      Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.

**) Ikuti berita terbaru TIMES Indonesia di Google News klik link ini dan jangan lupa di follow.