Daftar Aplikasi Absensi Online Gratis Terbaik, Paling Berguna, untuk Tahun 2022!

TIMESINDONESIA, JAKARTA – Seiring dengan kemajuan teknologi, dunia digital semakin berkembang. Hal ini semakin terlihat pada perusahaan yang memanfaatkan kemudahan untuk dapat berbisnis di dunia digital. 

Aplikasi absensi online adalah salah satu alat digital yang dapat membantu bisnis mencapai lebih efisien.

Advertisement

Seiring berkembangnya dunia digital, sistem absensi telah berubah dalam banyak hal, dengan aplikasi absensi online menjadi yang paling populer. 

Namun apa sebenarnya kehadiran online itu? Apa yang dampak positif dan negatif tentang hal itu? Yuk, baca artikel ini untuk mempelajari lebih lanjut!

Apa itu Aplikasi Absensi Online dan Apa Bedanya dengan Aplikasi Manual? 

Aplikasi absensi online adalah cara yang berguna untuk melacak jam kerja karyawan menggunakan situs web di komputer atau aplikasi di ponsel cerdas yang tersambung ke internet. 

Sebagian besar waktu, yang perlu dilakukan semua karyawan untuk kehadiran adalah memasukkan nama pengguna dan kata sandi mereka ke dalam aplikasi di ponsel cerdas mereka.

Pastikan kehadiran online berbeda dari kehadiran manual. Perbedaan utama adalah sistem kehadiran manual membutuhkan media khusus (biasanya kertas), sedangkan aplikasi kehadiran online dapat digunakan di komputer atau smartphone selama terhubung dengan internet.

Perhatikan ulasan berikut untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan aplikasi absensi online dibandingkan dengan sistem absensi manual dan sebaliknya. 

Belajar dan bekerja dari rumah adalah hal baru dan akan menjadi kebiasaan. Setiap orang, termasuk bisnis, kelompok, bahkan sekolah, tidak bisa lepas dari tren ini di rumah. Konon, kehadiran online akan menjadi suatu budaya di masa mendatang.

Aplikasi absensi online digunakan tidak hanya di kantor, namun juga di kampus dan di sekolah. Untuk saat ini, jika sekolah masih murah, jangan khawatir karena harga aplikasi seringkali dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan dan fitur Anda. Semakin sedikit fitur yang Anda gunakan, semakin sedikit biaya yang Anda keluarkan.

Kelebihan dan Kekurangan Aplikasi Absensi Online

Sebelum kita membahas detail dari masing-masing permintaan, ada baiknya jika Anda mengetahui kelebihan sistem absensi online untuk bisnis.

1. Sangat Mudah Diakses

Aplikasi pencatat waktu online hampir sama dengan aplikasi biasa. Menurut instruksi perusahaan, Anda dapat mengunduhnya secara gratis dari Play Store atau App Store. 

Selain daripada itu, dengan teknologinya sangat maju membuat aplikasi absensi online tidak hanya berbasis web, namun juga bisa digunakan dengan layanan berbasis cloud lainnya untuk memudahkan pengguna.

Misalnya, aplikasi absensi online dari Talenta by Mekari yang sudah terintegrasi dan menggunakan teknologi berbasis cloud. 

2. Bekerja Dengan Baik Dan Cepat

Meminta cuti secara online biasanya memiliki beberapa tujuan, selain membantu mereka yang tidak hadir, Anda dapat menggunakan aplikasi ini untuk memeriksa gaji, melihat status transfer, melihat jadwal kerja, dan lainnya. 
Beberapa layanan absensi online bahkan dapat digunakan untuk mengklaim pengajuan cuti. Hal ini membuat aplikasi Talenta akan sangat berguna dan efektif bagi karyawan.

3. Sulit Dimanipulasi

Aplikasi absensi online sulit untuk dimanipulasi begitu saja. Berbeda dengan sistem lama yang masih manual dan menggunakan kartu nama atau pembaca sidik jari, sistem ini menggunakan komputer. 

Dari proses pendaftaran kehadiran online, setidaknya tiga jenis informasi dapat dikumpulkan seperti kehadiran karyawan secara real-time, lalu lokasi GPS, dan terakhir foto selfie dari karyawan yang sudah sampai di kantor.

4. Harga Lebih Terjangkau

Aplikasi absensi online bekerja dengan cara yang sama seperti absen manual atau berbasis sidik jari. Hanya saja perusahaan tidak perlu menggunakan alat pembaca sidik jari atau buku catatan untuk mencatat kehadiran. 

Karyawan cukup membuka aplikasi di ponsel mereka dan menyalakan GPS dan kamera untuk mengambil selfie. Oleh karena itu tidak ada biaya pengoperasian, karena alat dan aplikasi yang ada gratis.

Tidak diragukan lagi bahwa ketersediaan aplikasi absensi online memudahkan perusahaan untuk melacak karyawannya selama masa pandemi. 

Dengan ide baru ini, Anda bisa mendapatkan berbagai fungsi dan kemudahan. Mulailah dengan pengumpulan data pekerja yang berkualitas, kurangi biaya operasional, dan percepat proses administrasi. 

Semua ini dapat dilakukan melalui aplikasi Talenta, yang sangat berguna bagi perusahaan dan karyawannya dalam pekerjaan sehari-hari. 

5. Membuat Karyawan Anda Bekerja Lebih Giat

Satu hal yang pasti, sistem absensi manual seringkali lebih “tidak nyaman”. Ketika seorang karyawan meminta cuti atau gaji tambahan, itu juga dianggap lebih sulit. 

Karena seringkali, jika seorang karyawan ingin absen, dia harus mengisi formulir dan meminta atasannya untuk menandatanganinya. 

Bos yang ingin Anda ajak bicara tidak selalu ada di kantor dan Anda mungkin juga harus berurusan dengan tim SDM setelah disetujui. Hal ini akan membuang banyak waktu dan sangat tidak efisien.

Dengan aplikasi Talenta, karyawan dapat menggunakan ponsel mereka untuk mengisi permintaan otorisasi lembur secara online. 

Tentu saja, permintaan cuti harus diketahui oleh pihak HRD dan atasan. Permintaan cuti karyawan akan segera muncul sebagai pemberitahuan permintaan oleh penanggung jawab. Jadi Anda bisa mengurusnya di mana saja, bahkan jika Anda tidak di kantor.

Cara Kerja Aplikasi Absensi Online 

Saat ini ada banyak aplikasi absensi online yang bisa Anda pilih. Anda harus memahami bahwa masing-masing aplikasi ini bekerja dengan cara yang berbeda. 

Namun secara umum, pengguna perlu mengunduh dan menginstal aplikasi di perangkat yang digunakan untuk dapat menggunakannya. 

Kemudian fitur jam masuk dan jam keluar memudahkan pengguna untuk melacak keberadaan online mereka.

Ketika seorang karyawan menggunakan aplikasi, sistem dapat merekam dan menyimpan informasi tentang aktivitas karyawan. 

Semua informasi ini kemudian disimpan secara real-time di database pusat yang dapat diakses oleh administrator aplikasi atau tim SDM perusahaan.

Aplikasi absensi online bekerja seperti di bawah ini:
•    Pertama, Anda perlu mengunduh aplikasi Talenta di perangkat Anda.
•    Masuk ke aplikasi menggunakan kode, email, dan kata sandi yang telah dikonfigurasi perusahaan Anda.
•    Setelah memasuki aplikasi, Anda akan diminta untuk memilih tugas yang akan dilakukan.
•    Untuk mendaftar secara online, cukup klik tombol "Play" di layar. Saat Anda menekan tombol, sistem akan menyimpan waktu kehadiran karyawan atau waktu karyawan mulai bekerja. Selain itu, pelacak waktu akan mulai bekerja untuk mengetahui berapa jam Anda bekerja setiap hari.
•    Saat Anda selesai bekerja atau ingin istirahat, cukup tekan tombol "Stop" dan timer akan berhenti melacak waktu kerja Anda.

Data Terkirim secara Real-Time

Informasi absensi di atas akan dikirimkan ke sistem database sehingga tim HRD dapat melacak karyawan yang terlambat, lupa menyalakan sistem atau mengambil cuti terlalu lama. 

Pada saat Anda mengaktifkan aplikasi absensi online (dengan menekan tombol "Play"), sistem juga mengirimkan informasi yang dapat digunakan untuk melacak produktivitas karyawan, seperti tempat karyawan bekerja dan snapshot desktop mereka (untuk aplikasi desktop). 

Dengan demikian, tim HRD dan karyawan dapat tetap berhubungan dan saling percaya meskipun karyawan bekerja dengan sistem WFH dari rumah atau sistem seluler untuk bekerja dari kantor.

Apa yang Membuat Aplikasi Absensi Online Bekerja dengan Baik?

Sistem waktu kehadiran online memudahkan untuk melacak jam kerja karyawan dan mengelola kehadiran mereka. 

Ketika  terjadi wabah pandemi COVID-19, banyak perusahaan terpaksa menerapkan sistem kerja dari rumah untuk mengurangi jumlah virus yang ditularkan. Hal ini membuat teknologi absensi online semakin populer. 

Bahkan jika pandemi COVID-19 berakhir di masa depan, perusahaan masih perlu menggunakan aplikasi absensi online. Memang, berbagai fungsi tersebut dapat sangat memudahkan pengelolaan karyawan perusahaan.

Saat memilih aplikasi absensi online, Anda juga harus mengetahui bahwa ada beberapa hal yang dapat membuatnya bekerja dengan baik. 

Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:

1.    Aplikasi Absensi Online Harus Mudah Dipahami dan Digunakan oleh Karyawan 

Kita tidak boleh lupa bahwa orang-orang dari segala usia bekerja di sebuah perusahaan. Untuk memastikan bahwa aplikasi waktu kehadiran bekerja dengan baik untuk melacak daftar kehadiran karyawan, aplikasi harus memiliki tombol yang mudah digunakan.

2.    Pelaporan Peristiwa

Perusahaan menggunakan aplikasi sehingga proses pelaporan tidak lagi harus dilakukan secara manual. 
Untuk mendapatkan dokumen laporan absensi karyawan, Anda hanya perlu mengekspor file dari aplikasi. Hal ini tidak hanya berguna dan lebih efisien, tetapi juga menghemat banyak waktu Anda saat membuat laporan.

3.    Sistem Alarm yang Baik

Tim HRD dapat mengelola data karyawan seperti kehadiran dan informasi pribadi menggunakan banyak fitur aplikasi waktu kehadiran online. 
Oleh karena itu, sistem aplikasi harus memiliki keamanan yang baik. Perusahaan harus dapat memastikan bahwa aplikasi dapat menjaga kerahasiaan informasi karyawan.

4.    Terjangkau

Tujuan banyak perusahaan yang menggunakan teknologi kehadiran paksa adalah menghemat uang untuk biaya kantor. 

Bisnis dapat memungkinkan lebih banyak orang untuk bekerja dari rumah jika mereka menggunakan aplikasi untuk melacak kehadiran. Alhasil, perusahaan dapat menghemat biaya operasional dan biaya pencetakan dokumen kertas. 

Namun Anda tetap perlu memikirkan berapa biaya yang harus Anda keluarkan untuk memiliki aplikasi absensi online. 

Pastikan harga yang ditawarkan sesuai dengan fitur dan efek yang tepat, seperti mempermudah pengelolaan karyawan dan meningkatkan produktivitas bisnis.

Apakah Anda Sudah Memutuskan untuk Menggunakan Aplikasi Absensi Online? 

Aplikasi absensi online apa pun yang Anda pilih, pastikan untuk menggunakan layanan Talenta untuk akses jaringan yang mudah. 

Talenta adalah sebuah aplikasi untuk segala keperluan proses SDM karyawan seperti absensi, payroll, reimbursement, dan lain sebagainya yang sudah berbasis cloud sehingga Anda tidak perlu repot untuk mencari dokumen yang tercecer atau hilang.

Dengan GPS berbasis cloud yang andal, manajemen penggajian, dan fitur manajemen basis data karyawan, jumlah instalasi dapat mencapai 50.000. 

Lebih dari 4.600 pengguna melalui platform Play Store memberi peringkat pada aplikasi Talent sebesar 4.0. Nah, kabar baiknya adalah bahwa semua bisnis dan karyawan menggunakan aplikasi yang sama, jadi berbagai keperluan tidak terlalu sulit untuk digunakan.

Aplikasi ini juga memiliki fungsi obrolan langsung yang dapat membantu orang yang memiliki masalah dengannya. Talenta juga dapat menyediakan sistem absensi online yang menunjukkan keberadaan orang secara real-time.

Aplikasi ini menarik karena memungkinkan orang yang ingin menggunakannya untuk uji coba gratis. Harga tergantung pada apa yang Anda inginkan dan apa yang dapat Anda negosiasikan. Yuk, gunakan Talenta sekarang!
 

**) Ikuti berita terbaru TIMES Indonesia di Google News klik link ini dan jangan lupa di follow.