News Commerce

Aplikasi Absensi Online Membantu Tingkatkan Produktivitas Perusahaan

Kamis, 18 Agustus 2022 - 18:55 | 58.81k
Absensi Online. (Foto: talenta)
Absensi Online. (Foto: talenta)

TIMESINDONESIA, JAKARTA – Produktivitas karyawan adalah salah satu kunci dari kesuksesan sebuah bisnis. Dengan menggunakan aplikasi absensi online, pemilik usaha dan staff HRD dapat memantau kedisiplinan karyawan sekaligus kesejahteraan mereka. 

Perubahan sistem absensi dari masa ke masa sangat terasa bedanya. Dari sistem manual hingga elektronik. Tentunya tujuan dari perubahan tersebut adalah agar proses absensi menjadi lebih ringkas dan mudah.

Pemberlakuan sidik jari hingga deteksi wajah juga sudah mulai diberlakukan. Dengan demikian dapat mengurangi kemungkinan kecurangan. Walau demikian, masih banyak pelaku usaha yang belum menerapkan cara ini karena dianggap sebagai teknologi yang mahal.

Perkembangan Absensi dari Masa ke Masa

Seperti yang sudah dibahas di atas, proses absensi juga mengalami perkembangan. Di bawah ini adalah perubahan sistem absensi dari awal hingga terkini:

●    Absensi Analog 

Lebih dari dua ratus tahun yang lalu, jenis sistem absensi manual semacam ini sudah dipergunakan oleh banyak perusahaan. Saat menggunakan absensi yang juga dikenal dengan nama absensi ceklok atau amano ini, perangkat yang digunakan adalah kartu absensi dan jam analog.

Saat karyawan datang atau masuk kerja, mereka tinggal memasukkan kartu ke dalam slot yang tersedia dan dalam kartu tersebut akan tercetak hari, tanggal dan waktu absensi. Walaupun sudah saat ini masuk ke era digital, namun masih banyak juga perusahaan yang menggunakan jenis absensi semacam ini.

Umumnya perusahaan berskala kecil dengan karyawan tidak lebih dari 100 orang masih menggunakan sistem ini. Hal ini tidak lain karena harga mesinnya yang tergolong murah. Namun tentu saja, perusahaan harus membuat anggaran lebih untuk memproduksi kartu.

Selain itu, karyawan juga bisa terpotong waktu bekerjanya karena proses ceklok kartu satu per satu yang cukup memakan waktu. Sistem ini juga rawan kecurangan karena kartu absensi dapat dititipkan sementara karyawan yang bersangkutan tidak ada di tempat. 

●    Absen Digital Berbasis PIN

Walaupun dipopulerkan di tahun 1970, namun sistem absensi yang satu ini sudah cukup modern. Bahkan sistem digital berbasis PIN inilah yang akan menjadi pionir dari aplikasi absensi online modern. Sesuai namanya, maka setiap karyawan memiliki kode rahasia masing-masing.

Nantinya kombinasi angka dan huruf yang diberikan tersebut akan digunakan karyawan bersangkutan untuk mendaftarkan diri ke sistem. Kemudian mereka harus membuat kata kunci unik masing-masing.

Kata kunci unik inilah yang akan dipakai setiap kali akan melakukan proses absensi digital, baik saat masuk atau pulang kerja. Jika dibandingkan dengan sistem absensi analog, jelas sistem berbasis PIN ini lebih hemat karena tidak membutuhkan kertas lagi,’

Namun, tetap saja sistem absensi zaman dulu ini juga masih memiliki celah untuk para karyawan yang akan curang. Mereka tetap bisa titip absen kepada rekannya meskipun mereka sebenarnya berhalangan hadir atau pulang lebih awal. 

●    Absensi Magnetic Card

Sebelum ditemukannya aplikasi absensi online, di tahun 1980 sudah dipopulerkan absensi menggunakan kartu magnetik. Sistem ini merupakan perpaduan antara sistem absensi manual dan digital.

Cara absensi hampir mirip dengan sistem digital karena karyawan harus mendaftarkan diri ke sistem dan mendapatkan kartu akses. Nantinya, kartu tersebut tinggal digesek ke mesin, seperti menggesek kartu ATM. 

Nantinya sistem akan langsung melakukan pendataan absensi. Harga mesin absensi ini cukup terjangkau dan tidak perlu mencetak kartu dari kertas lagi. Namun, sistem absensi RFID ini juga masih dapat diakali oleh karyawan seperti dua sistem sebelumnya. 

Sistem absensi ini juga hanya mampu menampung data karyawan tidak lebih dari 250 orang. Jadi sistem ini belum cocok digunakan untuk perusahaan berskala besar. 

●    Absensi Fingerprint

Pada tahun 1997, aplikasi dengan mengandalkan sidik jari seperti ini sempat viral dan masih digunakan hingga saat ini. Sistem absensi semacam ini dianggap cukup efektif karena tidak ada orang di dunia ini yang memiliki sidik jari yang sama.

Dengan demikian, walaupun belum menggunakan aplikasi absensi online, sistem ini sudah bisa mengurangi potensi kecurangan. Hanya dengan menempelkan jari yang sudah direkam sidik jarinya ke mesin, maka data karyawan sudah langsung masuk ke sistem.

Keunggulan lain yang dimiliki oleh sistem absensi sidik jari ini adalah kapasitas datanya yang cukup besar. Perusahaan menengah ke atas dapat menggunakannya karena dapat menampung hingga puluhan ribu data karyawan. 

Sistem absensi ini juga mengklaim bahwa data yang mereka sajikan akurat dengan cara pengapikasian yang mudah. Walau demikian, mesin ini sangat sensitif. Jadi ketika jari yang terekam dalam keadaan kotor, luka dan sebagainya maka mesin tidak akan dapat mendeteksi.

Terkadang jika kesalahan semacam ini terjadi, maka masih dibutuhkan absensi manual cadangan, seperti tanda tangan dan lain sebagainya. Selain itu, harga mesin sidik jari juga masih tergolong mahal. 

●    Absensi Digital Berbasis Web

Sedikit lebih mendekati aplikasi absensi online, absensi digital dengan basis situs ini menanamkan mesin absensi ke dalam PC atau laptop setiap karyawan. Selain itu, setiap karyawan akan memiliki nama pengguna dan kata kunci yang berbeda.

Sistem absensi ini memiliki keakuratan data yang cukup tinggi. Hal ini dikarenakan setiap karyawan dapat terpantau dengan baik karena hanya tidak ada karyawan yang memiliki nama pengguna dan kata kunci yang sama.

Selain itu, karyawan juga dapat mengakses sistem absensi ini di mana saja asalkan perangkat mereka terhubung ke internet. Jadi, sistem ini terintegrasi sehingga cocok digunakan oleh perusahaan yang memiliki banyak cabang. 

Sayangnya, sistem semacam ini memiliki ketergantungan yang sangat tinggi dengan internet. Saat terjadi kerusakan jaringan internet atau listrik padam, maka sistem akan terganggu.

●    Absensi Biometrik (Face ID)

Aplikasi absensi online yang satu ini menggunakan cara pendeteksian wajah. Bisa dikatakan bahwa sistem ini merupakan sistem yang paling canggih hingga saat ini. Hal ini dikarenakan sistem ini sudah mampu mencukupi semua kebutuhan perusahaan dalam pengelolaan absensi.

Dengan menggunakan sistem ini tentu saja pendataan kehadiran karyawan bisa lebih mudah dan akurat, sebab sistem langsung mendeteksi kehadiran karyawan tersebut secara langsung. Hal ini tentu memperkecil kemungkinan kecurangan.

Selain itu, kemampuan sistem satu ini dalam menyimpan data juga cukup besar. Teknologi Artificial Intelligence (AI) digunakan untuk melakukan pendeteksian ciri khas tertentu dari tiap karyawan. Namun, tidak semua perusahaan bisa membeli mesin ini karena harganya yang mahal. 

●    Absensi Berbasis Mobile

Pembaharuan dalam sistem absensi terus dilakukan setiap hari. Guna menjawab kebutuhan yang semakin beragam serta mencari sistem yang paling akurat dan mudah digunakan, maka kini diciptakanlah sistem absensi berbasis mobile.

Hampir semua orang di zaman sekarang ini pasti memiliki ponsel pintar. Itulah sebabnya sistem absensi pun memanfaatkan hal tersebut. Aplikasi berbasis online ini menggunakan sistem cloud sebagai basis penyimpanan informasi mereka. 

Keunggulan dari sistem ini adalah tidak perlu adanya perangkat absensi untuk proses pendataan kehadiran. Hal yang perlu dilakukan perusahaan hanyalah melakukan pendaftaran pada platform yang memiliki sistem absensi canggih ini. 

Selanjutnya, perusahaan akan membuat akun untuk karyawan yang dimilikinya. Nantinya, karyawan hanya perlu mengakses perangkat komunikasi mereka untuk melakukan absensi. Sayangnya, semua proses ini sangat bergantung dengan internet.

Jadi saat jaringan bermasalah, maka otomatis sistem absensi tidak akan dapat dioperasikan. Jika hal ini terjadi, maka dibutuhkan pencadangan absensi secara manual. 

Alasan Perlunya Menggunakan Aplikasi Absensi Online Terbaik

Di antara semua sistem absensi yang sudah ada, sistem aplikasi absensi online masih merupakan sistem yang paling efektif digunakan. Beberapa alasannya antara lain:

●    Keakuratan Data dan Efisiensi

Saat menggunakan sistem konvensional, salah satu poin penting yang harus dikorbankan adalah produktivitas. Potensi keterlambatan bisa sangat besar, bukan karena faktor karyawan itu sendiri, tetapi karena proses pendataan kehadiran yang cukup lama sehingga menimbulkan antri.

Selain itu, sistem manual juga mahal karena masih mengandalkan alat seperti kartu akses, kartu kertas, mesin absensi dan lain-lain. Tingkat keakuratan data juga dipertanyakan karena masih besarnya potensi kecurangan. 

●    Meningkatkan Produktivitas antar Karyawan

Aplikasi absensi online juga dapat meningkatkan produktivitas karyawan. Hal ini dikarenakan proses pendataan kehadiran yang cepat dan mudah sehingga karyawan dapat meluangkan waktu berharga mereka untuk fokus bekerja dan melakukan hal lainnya.

Semua data juga sudah terintegrasi dan diolah secara sistematis oleh sistem. Hal ini juga menghemat banyak waktu karena perusahaan tinggal melihat pada sistem untuk memperoleh informasi. Bahkan sudah banyak yang menghubungkan sistem absensi dengan payroll.

●    Meningkatkan Kinerja Karyawan dan Perusahaan

Sebuah perusahaan dikatakan kompetitif ketika seluruh unit di dalamnya bekerja secara maksimal dan aktif dalam mengejar pertumbuhan, baik individu maupun perusahaan. Semua kegiatan tersebut juga selaras dengan proses penyeimbangan biaya yang dikeluarkan perusahaan. 

Aplikasi absensi online membuka peluang ini karena perancangan sistem dilakukan dengan biaya pekerjaan dan fitur manajemen kinerja. Dengan sistem yang mudah dikelola baik dalam hal akses data, penugasan real time dan sebagainya, terbukti juga meningkatkan kinerja.

●    Mengembangkan Budaya Perusahaan yang Kuat

Tidak semua perusahaan mengembangkan budaya dalam sistem absensi. Namun, jika kemudahan akses informasi karyawan tersedia, maka karyawan akan merasa lebih nyaman. Salah satu keunggulan aplikasi absensi digital adalah menyediakan fitur layanan mandiri karyawan.

Fitur yang ada pada aplikasi absensi online dan juga dikenal dengan nama “Employee Self Service” ini memudahkan karyawan untuk mengetahui informasi seputar kinerja dan juga kesejahteraan mereka di perusahaan. Keberadaan fitur ini membantu menciptakan iklim perusahaan yang sehat dan kuat. 

Tingkatkan Potensi Perusahaan Bersama Aplikasi Absensi Online Talenta

Salah satu sistem absensi berbasis online yang banyak digunakan belakangan ini adalah Talenta dari Mekari. Sistem absensi digital ini dapat membantu perusahaan mendata kehadiran karyawan dan juga sekaligus menyediakan fitur terkait dengan sumber daya manusia.

Keunggulan yang dimiliki oleh aplikasi absensi online yang satu ini antara lain:

●    Sistem absen yang menyeluruh dan bisa diakses di mana pun
●    Pengawasan kinerja dan kesejahteraan karyawan dalam satu sistem
●    Adanya end-to-end payroll manajemen yang dapat meningkatkan efisiensi pembayaran
●    Tersedia fitur “Expense Management” yang mempercepat reimbursement dan pengajuan pinjaman karyawan
●    Evaluasi kinerja karyawan berbasis KPI secara objektif.
●    Tersedianya insight yang akurat untuk optimasi perencanaan bisnis
●    Tersedianya fitur “Employee Self Service” yang dapat diakses secara mobile.

Pendataan karyawan adalah kegiatan yang paling banyak menyita waktu jika tidak didukung dengan sistem yang tepat. Bahkan pendataan kehadiran bukan hanya berimbas pada kinerja karyawan dan perusahaan tetapi juga kesejahteraan.

Dengan menggunakan aplikasi absensi online dari Mekari.com maka efisiensi waktu dapat dicapai serta dapat menguatkan budaya perusahaan. Selain itu, perencanaan masa depan perusahaan dan karyawan bisa dilakukan dengan lebih cermat.

**) Ikuti berita terbaru TIMES Indonesia di Google News klik link ini dan jangan lupa di follow.

Advertisement



Editor : Deasy Mayasari
Publisher : Rochmat Shobirin

TERBARU

Togamas - togamas.com

INDONESIA POSITIF

KOPI TIMES