TIMESINDONESIA, JAKARTA – Dalam era digital yang terus berkembang, kecepatan dan efisiensi telah menjadi kunci keberhasilan bagi bisnis di berbagai sektor industri. Salah satu cara terbaik untuk mencapai kecepatan dan efisiensi ini adalah melalui strategi automasi operasional.
Perlu kamu ketahui, automasi operasional nyatanya tidak hanya menghemat waktu dan biaya, tetapi juga memungkinkan brand bisnis kamu untuk fokus pada hal-hal yang penting, seperti inovasi hingga pelayanan pelanggan. Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi strategi automasi operasional yang dapat membantu kamu memajukan brand bisnis ke tingkat berikutnya.
Advertisement
Meningkatkan Efektivitas Operasional Bisnis dengan Strategi Automasi
Strategi automasi proses bisnis sejatinya melibatkan penggunaan berbagai alat dan sistem untuk mengotomatiskan berbagai aspek operasional, mulai dari pengelolaan inventaris penjadwalan janji, hingga pengoptimalan komunikasi dengan menggunakan teknologi seperti WhatsApp Chatbot. Segala proses ini sejatinya memungkinkan brand bisnis untuk mengurangi keterlibatan manusia dalam tugas administratif yang memakan waktu, sehingga membebaskan waktu dan energi untuk fokus pada tugas-tugas yang memerlukan keahlian khusus atau keputusan strategis.
Selain itu, automasi juga dapat meningkatkan akurasi dan konsistensi dalam pelaksanaan tugas-tugas tersebut, mengurangi risiko kesalahan manusia yang dapat mempengaruhi kualitas produk atau layanan. Berikut dua manfaat utama yang didapat dari adanya otomasi proses bisnis.
Peningkatan Efisiensi Operasional
Peningkatan efisiensi operasional dapat mencakup penggunaan teknologi baru atau perangkat lunak untuk mengotomatiskan tugas-tugas rutin, pengoptimalan proses bisnis untuk menghilangkan pemborosan dan penundaan, atau peningkatan pelatihan karyawan untuk meningkatkan produktivitas.
Tujuan utama dari peningkatan efisiensi operasional adalah untuk meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan, baik dalam hal profitabilitas, kepuasan pelanggan, maupun daya saing pasar. Dengan mengurangi pemborosan dan meningkatkan produktivitas, brand dapat mencapai hasil yang lebih baik dengan menggunakan sumber daya yang ada secara lebih efektif.
Pengurangan Kesalahan dan Penundaan
Pengurangan penundaan berkaitan dengan mengidentifikasi faktor-faktor yang menyebabkan penundaan dalam proses bisnis dan mengambil langkah-langkah untuk menguranginya. Ini mungkin melibatkan pengoptimalan alur kerja, penggunaan teknologi yang lebih canggih untuk mengotomatiskan tugas-tugas, atau peningkatan koordinasi antara departemen atau unit bisnis yang berbeda.
Dengan mengurangi kesalahan dan penundaan, brand dapat meningkatkan efektivitas operasionalnya, yang pada gilirannya dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, mengurangi biaya, dan meningkatkan daya saing di pasar.
Strategi Utama yang Dapat Digunakan untuk Automasi Operasional Bisnis
Automasi operasional bisnis adalah kunci untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kualitas layanan. Dengan mengimplementasikan strategi secara tepat, brand kamu dapat mengoptimalkan operasi bisnisnya, menghemat waktu dan biaya, serta meningkatkan kualitas layanan yang yang diberikan kepada pelanggan.
Proses Identifikasi dan Implementasi Solusi Strategi Automasi Bisnis
Langkah pertama dalam merencanakan proses automasi bisnis adalah mengidentifikasi proses-proses yang dapat diautomasi sementara langkah berikutnya adalah melakukan implementasinya. Fokuslah pada tugas-tugas yang repetitif, berulang, dan memakan waktu, seperti pengelolaan inventaris, pengolahan pesanan, atau penjadwalan. Jadikan tugas berulang ini sebagai fokus utama yang nantinya dapat diotomatiskan sehingga akan mengurangi waktu, dan menjadi lebih efisien dalam perihal kinerja.
Setelah proses-proses yang dapat diautomasi telah diidentifikasi, langkah berikutnya adalah memilih solusi automasi yang sesuai untuk setiap proses tersebut. Ini bisa berupa perangkat lunak manajemen proses bisnis (BPM), sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM), atau penggunaan platform automasi komunikasi bisnis seperti WhatsApp Business.
Periode Evaluasi Pasca Implementasi Solusi Strategi Automasi Bisnis
Periode ini mencakup pemantauan kinerja sistem, identifikasi area di mana peningkatan lebih lanjut mungkin diperlukan, dan penyempurnaan berkelanjutan terhadap proses bisnis yang terautomasi.
Sejatinya terdapat 5 aspek umum yang dapat dievaluasi untuk dapat menentukan berhasil tidaknya suatu solusi otomasi bisnis.
● Kinerja sistem, evaluasi ini dilakukan terhadap kinerja teknis dari strategi automasi, termasuk keandalan, kecepatan, dan skalabilitas. Hal ini mencakup pemantauan terhadap waktu respon, tingkat gangguan, dan kapasitas sistem dalam menangani beban kerja.
● Dampak bisnis dimana brand mengevaluasi dampak dari automasi proses bisnis terhadap pencapaian tujuan bisnis. Ini mencakup peningkatan efisiensi, penghematan biaya, peningkatan produktivitas, dan peningkatan layanan pelanggan.
● Kepuasan pengguna yang dilakukan terhadap pengalaman pengguna dengan solusi automasi yang ada. Ini mencakup tingkat kepuasan pengguna, kenyamanan penggunaan sistem, dan adopsi oleh karyawan.
● Penyesuaian dan perbaikan dengan cara mengidentifikasi area di mana penyesuaian atau perbaikan tambahan diperlukan dalam sistem automasi. Ini dapat meliputi penambahan fitur, peningkatan kinerja, atau penyesuaian terhadap perubahan kebutuhan bisnis.
● Perencanaan lanjutan dimana brand membuat rencana lanjutan untuk pengembangan sistem otomasi dan inisiatif perbaikan berkelanjutan. Ini mencakup penentuan prioritas pengembangan selanjutnya dan alokasi sumber daya yang diperlukan.
Cara Menentukan Proses Mana yang Paling Cocok untuk Diautomasi
Menentukan peluang proses automasi mana yang paling sesuai kebutuhan bisnis merupakan langkah kunci dalam merancang strategi automasi kinerja bisnis yang efektif. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat membantu kamu dalam menentukan proses mana yang paling sesuai untuk diautomasi dalam kinerja bisnis.
● Evaluasi strategi automasi dengan cara mengidentifikasi proses yang repetitif dan berulang dengan cara memperhatikan proses-proses dalam operasi bisnis kamu yang memerlukan tindakan yang sama atau serupa secara teratur.
● Evaluasi tingkat manualitas proses dengan melihat seberapa banyak intervensi manual yang diperlukan dalam menjalankan proses tersebut. Hasil dari evaluasi ini nantinya akan mengelompokkan proses manual tertentu ke dalam otomasi proses bisnis.
● Pertimbangkan volume dan frekuensi proses dengan cara memilah proses yang dilakukan secara besar-besaran sehingga dapat menjadi prioritas utama untuk diautomasi karena potensi penghematan waktu dan biaya yang signifikan.
● Tinjau potensi dampak dari automasi terhadap proses tertentu. Proses yang jika diautomasi dapat meningkatkan efisiensi, memperbaiki pengalaman pelanggan, atau membuka peluang baru untuk pertumbuhan bisnis, seharusnya menjadi prioritas.
Dengan menggunakan pendekatan ini, kamu dapat mengidentifikasi proses-proses dalam operasi brand bisnis kamu yang paling cocok untuk diautomasi. Penting untuk melakukan evaluasi menyeluruh dan mempertimbangkan berbagai faktor sebelum memutuskan proses mana yang akan diautomasi, sehingga nantinya kamu dapat mengoptimalkan potensi automasi untuk meningkatkan kinerja brand bisnis kamu secara keseluruhan.
Strategi automasi nyatanya dapat menjadi alat yang sangat efektif untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan daya saing perusahaan. Dengan mengotomatiskan tugas-tugas rutin dan manual, perusahaan dapat mengurangi kesalahan, menghilangkan pemborosan waktu, dan membebaskan sumber daya manusia untuk fokus pada tugas-tugas yang memerlukan kreativitas dan pemecahan masalah.
Sementara itu strategi automasi kinerja bisnis yang sukses memerlukan pemahaman yang mendalam tentang proses bisnis perusahaan, serta teknologi yang tepat untuk menerapkannya. Penting untuk mengidentifikasi area-area di mana automasi dapat memberikan manfaat terbesar, serta memastikan integrasi yang mulus dengan infrastruktur dan sistem yang sudah ada.
**) Ikuti berita terbaru TIMES Indonesia di Google News klik link ini dan jangan lupa di follow.
| Editor | : Dhina Chahyanti |
| Publisher | : Rochmat Shobirin |
