Mengetahui Perbedaan Sekretaris Perusahaan dan Hubungan Masyarakat

TIMESINDONESIA, YOGYAKARTA – Tahun 2020 ketika Pandemi Covid-19 melanda Indonesia, PT Unilever Indonesia menyumbangkan lebih dari 40.000 alat tes PCR senilai Rp10,7 miliar. Governance and Corporate Affairs Director and Corporate Secretary Unilever Sancoyo Antarikso menyerahkan bantuan tersebut secara simbolis kepada Ketua Gugus Tugas Nasional Doni Monardo di Graha BNPB, Jakarta. 

Pertengahan 2022 ketika seorang penumpang penyandang disabilitas menyampaikan keluhan di media massa karena gagal terbang, Corporate Secretary PT Garuda Indonesia (Persero) Tbk memberikan pernyataan permintaan maaf sekaligus menyampaikan pernyataan bahwa PT Garuda Indonesia akan melakukan evaluasi. 

Advertisement

Peristiwa yang terjadi di PT Unilever Indonesia dan PT Garuda Indonesia memiliki persamaan yakni Sekretaris Perusahaan (Corporate Secretary) bertanggung jawab terhadap kedua peristiwa tersebut. Jika dicermati, hal yang dilakukan oleh kedua Sekretaris Perusahaan di atas lebih mencerminkan tugas seorang Hubungan Masyarakat (Humas) dibandingkan tugas seorang Sekretaris.

Secara umum orang lebih mengenal tugas-tugas Sekretaris seperti mengonsep surat, mengarsip dokumen, entri data, mempersiapkan rapat dan mengelola perjalanan dinas pimpinan, namun gambaran pekerjaan ke dua Sekretaris Perusahaan besar di atas lebih memperlihatkan pekerjaan Humas dalam melaksanakan tugas corporate social responsibility pada saat pandemi dan tugas menangani keluhan pelanggan (crisis management). 

Jadi apakah Sekretaris Perusahaan sama dengan Humas? Ada perbedaan antara Sekretaris dan Humas.

Jika dilihat dari asal kata, Sekretaris berasal dari bahasa Latin secretum”, berarti rahasia dan “secretarium”, memiliki makna orang yang diberi kepercayaan menyimpan rahasia, sementara Humas (Public Relations) orang yang bertanggung jawab menjalin hubungan harmonis dengan berbagai publik, baik publik internal maupun publik eksternal. 

Terlihat kedua pekerjaan tersebut memiliki perbedaan, Sekretaris harus menjaga komunikasi agar tetap dapat menyimpan rahasia dan menjadi orang yang dipercaya, sementara Humas harus dapat menjalin hubungan harmonis dengan banyak publik.

Namun demikian dalam beberapa referensi dikatakan bahwa Sekretaris memiliki peran sebagai duta atau wakil perusahaan, sekretaris juga memiliki peran sebagai penghubung antara perusahaan dan lingkungan kerja atau lingkungan masyarakat, kedua peran ini sudah menunjukkan bahwa Sekretaris juga menjalankan peran sebagai seorang petugas Humas.

Seperti dikemukakan oleh Rosadi Ruslan (2010) mengenai fungsi Sekretaris Perusahaan (Corporate Secretary) dalam bidang Humas (Public Relations) di antaranya melakukan publikasi melalui Annual report (Laporan berkala), menyebarkan Company profile, termasuk melakukan presentasi bisnis, laporan tertulis, siaran pers, studi kasus menangani krisis serta menjalin hubungan baik dengan calon investor dan investor (Investor relations), kreditor, perbankan, lembaga keuangan, relasi bisnis dan lain sebagainya.

Keberadaan Sekretaris Perusahaan di lingkungan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) pada dasarnya juga menjalankan fungsi Humas. Hal ini didasarkan pada UU Nomor 19 tahun 2003 tentang BUMN yang menyatakan bahwa Direksi dapat mengangkat seorang Sekretaris Perusahaan jika diperlukan. Sedangkan Peraturan Menteri BUMN  No. PER-01/MBU/2011 Pasal 29 ayat(1) menyatakan bahwa Direksi wajib menyelenggarakan fungsi Sekretaris Perusahaan. 

Dalam Peraturan Menteri tersebut Fungsi Sekretaris Perusahaan di antaranya memastikan bahwa BUMN mematuhi peraturan tentang persyaratan terbukaan sejalan dengan prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG), memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Direksi dan Dewan Komisaris secara berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta, melaksanakan tugas penyimpanan dokumen perusahan serta sebagai penghubung (Liaison Officer).

Di lingkungan perusahaan publik atau perusahaan Tbk, keberadaan  Sekretaris Perusahaan juga diatur oleh Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (OJK) nomor 35/ pojk. 04/ 2014. OJK  adalah lembaga Negara yang memiliki  fungsi menyelenggarakan sistem pengaturan dan pengawasan yang terintegrasi terhadap keseluruhan kegiatan di dalam sektor jasa keuangan baik di sektor perbankan, pasar modal dan sektor jasa keuangan non-bank. 

Dalam Peraturan OJK tersebut  di antaranya diatur tugas tanggung jawab Sekretaris Perusahaan dan  persyaratan Sekretaris Perusahaan. Fungsi Sekretaris Perusahaan melaksanakan tugas di antaranya mengikuti perkembangan Pasar Modal, memberi masukan kepada Direksi, meyampaikan keterbukaan informasi kepada masyarakat, termasuk ketersediaan informasi pada Situs Web, penyampaian laporan kepada OJK dan lain sebagainya.

Jadi apakah Sekretaris Perusahaan sama dengan Humas? Berdasarkan beberapa referensi dan peraturan perundang-undangan di atas menunjukkan bahwa Sekretaris Perusahaan menjalankan fungsi Humas (Public Relations). Maka semua BUMN memiliki bagian atau devisi Sekretaris Perusahaan (Corporate Secretary) demikian juga dengan semua perusahaan yang telah Tbk (go public) juga memiliki bagian atau devisi Sekretaris Perusahaan (Corporate Secretary). 

Merekalah yang akan menyampaikan pernyataan maaf ketika perusahaan melakukan suatu kekeliruan agar reputasi perusahaan tidak hancur, mereka juga yang akan menyampaikan  kepada masyarakat luas menggunakan berbagai cara ketika perusahaan memiliki prestasi luar biasa yang dapat membangun reputasi perusahaan. (*) 

* Oleh: Ch Kurnia Dyah Marhaeni S Sos MM. Dosen Program Studi Humas Trainer di bidang Kehumasan dan Administrasi Kantor ASM Marsudirini Santa Maria Yogyakarta.

*)Tulisan Opini ini sepenuhnya adalah tanggungjawab penulis, tidak menjadi bagian tanggungjawab redaksi timesindonesia.co.id

____________
**) Kopi TIMES atau rubik opini di TIMES Indonesia terbuka untuk umum. Panjang naskah maksimal 4.000 karakter atau sekitar 600 kata. Sertakan riwayat hidup singkat beserta Foto diri dan nomor telepon yang bisa dihubungi.

**) Naskah dikirim ke alamat e-mail: [email protected]

**) Redaksi berhak tidak menayangkan opini yang dikirim.

**) Ikuti berita terbaru TIMES Indonesia di Google News klik link ini dan jangan lupa di follow.