News Commerce

Menelusuri Seluk Beluk Digital Signature atau Tanda Tangan Digital

Senin, 31 Oktober 2022 - 21:30 | 16.52k
Menelusuri Seluk Beluk Digital Signature atau Tanda Tangan Digital
Ilustrasi: Digital Signature. (Foto: linovhr)

TIMESINDONESIA, JAKARTA – Saat ini sudah ada banyak sekali software yang mempermudah proses kerja dalam perusahaan atau organisasi, salah satunya yaitu software tanda tangan elektronik. Jenis software yang satu ini banyak digunakan karena dinilai mampu meminimalisir proses pengesahan dokumen yang berbelit. Namun sebenarnya, apakah itu software untuk tanda tangan elektronik? Berikut telah kami rangkum penjelasan lengkap mengenai software atau aplikasi tanda tangan elektronik di bawah ini.

Penjelasan mengenai Digital Signature atau Tanda Tangan Digital

Digital signature, atau yang dikenal juga sebagai tanda tangan digital pada dasarnya terdiri dari sekelompok metode yang berbeda untuk melampirkan tanda tangan pada dokumen secara digital. Fitur digital signature menggunakan proses elektronik dan bisa sesederhana gambar tanda tangan tulisan tangan atau serumit sertifikat tanda tangan digital yang dihasilkan melalui Public Key Infrastructure (PKI). 

Digital signature telah mendapatkan popularitas yang luar biasa dalam beberapa tahun terakhir, kemungkinan karena dunia yang semakin tanpa kertas, dokumen perlu ditandatangani dan digital signature adalah solusi modern yang nyaman juga efisien. 

Banyak bisnis, konsumen, dan bahkan beberapa lembaga pemerintah telah memperkenalkan dan mempromosikan penggunaan digital signature pada dokumen elektronik mereka. Tergantung pada kasus penggunaan tertentu, jenis digital signature yang berbeda dapat digunakan, masing-masing menawarkan tingkat otentikasi yang berbeda dari identitas yang dilampirkan. Saat ini, di banyak yurisdiksi, digital signature dianggap setara dengan dokumen yang ditandatangani dengan tulisan tangan.

Meskipun "electronic signature" dan " digital signature " sering digunakan secara bergantian dalam penggunaan sehari-hari, mereka sebenarnya bukan hal yang sama. Digital signature adalah jenis khusus dari electronic signature aman yang menggunakan algoritma untuk mengotentikasi dokumen secara kriptografis.

Apa Perbedaan antara Digital Signature dan Electronic Signature?

Digital signature menggunakan sertifikat Public Key Infrastructure (PKI) yang dikeluarkan oleh otoritas sertifikat terpercaya seperti Sectio untuk mengotentikasi identitas pemohon. Jenis otentikasi ini adalah cara terbaik untuk memastikan integritas dokumen elektronik dan secara langsung menghubungkan identitas ke dokumen untuk memastikan legitimasinya.

Secara umum digital signature yang sudah disetujui oleh pemerintah pasti mematuhi persyaratan peraturan dan undang-undang yang berlaku. Jenis tanda tangan elektronik lainnya menggunakan metode otentikasi yang berbeda dan kurang aman. Ini dapat mencakup alamat email, nomor telepon, atau jenis informasi kontak lainnya. Ada banyak jenis undang-undang tanda tangan elektronik yang berbeda di seluruh dunia dan persyaratan yang berbeda untuk memverifikasi identitas asli penanda tangan.

Jenis-Jenis Digital Signature

Ada tiga kategori utama dari digital signature. Perbedaan spesifik dijelaskan oleh peraturan Identifikasi, Otentikasi, dan Layanan Kepercayaan elektronik 2016 (peraturan eIDAS) yang disahkan oleh Uni Eropa (UE). Bagian peraturan ini menciptakan kerangka hukum mengenai identifikasi elektronik, proses penandatanganan, stempel, dan dokumen di seluruh UE. Tanda tangan ini sering dibangun ke dalam proses bisnis dan alur kerja sebagai opsi default, dan tanda tangan ini telah ada di mana-mana dalam pengalaman pengguna internet.

●    Digital Signature Sederhana

Digital signature sederhana adalah jenis tanda tangan elektronik yang paling luas dan paling sederhana. eIDAS mendefinisikannya sebagai "data dalam bentuk elektronik yang dilampirkan atau secara logis terkait dengan data lain dalam bentuk elektronik dan yang digunakan oleh penandatangan untuk menandatangani." Mereka tidak memerlukan verifikasi identitas jenis apa pun dari penandatangan, dan kepercayaan pada tanda tangan ini adalah tanggung jawab individu yang menerima dokumen tersebut.
Dalam beberapa kasus, tanda tangan elektronik sederhana dapat dianggap mengikat secara hukum. Namun, untuk banyak dokumen, kualifikasi yang lebih tinggi harus dipenuhi.

●    Digital Signature Lanjutan

Tidak seperti digital signature sederhana, tanda tangan ini memang memerlukan tingkat verifikasi identitas. Mereka didasarkan pada sertifikat yang secara unik mengidentifikasi penandatangan dokumen elektronik. Mereka sering ditransmisikan melalui layanan pengiriman khusus yang dapat memberikan jejak audit dan jenis bukti lain tentang data yang dikirimkan. Tanda tangan ini biasanya disertifikasi oleh Certificate Authority (CA). 

●    Qualified Digital Signature

Sebenarnya, qualified digital signature sama seperti tanda tangan elektronik tingkat lanjut, tetapi mereka melangkah lebih jauh untuk memenuhi persyaratan tambahan yang digariskan dalam peraturan eIDAS. Digital signature yang memenuhi syarat harus memiliki sertifikat berdasarkan kunci publik yang diterbitkan dengan sarana teknologi yang tepat. 

Ada juga digital signature yang harus memiliki identifikasi sebelumnya dari penandatangan oleh entitas yang diaudit, seperti otoritas sertifikat. Identifikasi ini dapat dilakukan secara tatap muka, yang dapat dilakukan dari jarak jauh melalui obrolan video atau secara langsung.

Legalitas dari Digital Signature

Ada banyak persyaratan hukum yang berbeda untuk tanda tangan elektronik di seluruh dunia. Secara umum, legalitas dari tanda tangan digital sebagian besar didasarkan pada empat pilar utama, yaitu:

●    Maksud

Niat dan maksud dari tanda tangan digital tidak berbeda dengan tanda tangan tulisan tangan. Harus jelas bahwa penandatangan bermaksud untuk membubuhkan nama/identitasnya pada dokumen elektronik. Dalam hal ini, Anda tidak dapat memaksa seseorang untuk memilih keluar dan menganggapnya sebagai tanda tangan yang sah.

●    Izin

Ketika dokumen atau kontrak elektronik ditandatangani, setiap pihak yang menandatanganinya harus secara khusus menyetujuinya. Tanpa ini, penggunaan tanda tangan digital tidak dapat dianggap sah kecuali mereka ikut serta pada tanggal sebelumnya dan tidak pernah menarik persetujuan mereka.

●    Ketepatan

Metode khusus yang digunakan untuk membubuhkan tanda tangan digital tidak hanya harus menyimpan catatan untuk tanda tangan itu, tetapi juga harus merupakan catatan yang dapat dibuktikan akurat. Catatan ini juga harus menjelaskan secara lengkap metode yang digunakan untuk membuat dan membubuhkan tanda tangan.

●    Penyimpanan

Catatan tanda tangan digital harus direproduksi secara akurat dan tersedia untuk arsip pihak manapun yang berhak atas data tersebut. Ini meninggalkan jejak audit dan memungkinkan akses ke catatan yang diperlukan.

Ragam Keunggulan dari Tanda Tangan Digital

1.    Efisiensi/Kecepatan

Pertama dan terpenting, menandatangani dokumen secara digital tidak setara dengan kertas dalam hal manajemen waktu dan kemudahan penggunaan. Memang, selama proses penjualan, banyak tanda tangan harus dikumpulkan dari berbagai individu yang berbeda. Beban administrasi dapat menghambat penjualan dan, terkadang, membatalkan perjanjian sepenuhnya. 

Sebenarnya, selain tanda tangan Anda dan pihak lain, kolaborator dan manajer senior mungkin diminta untuk menandatangani dokumen yang memperpanjang proses. Menggunakan tanda tangan digital dalam bisnis Anda mungkin merupakan solusi penghematan biaya dan efisiensi proses yang cukup signifikan.

2.     Pengalaman pengguna

Keuntungan kedua dari penggunaan tanda tangan digital adalah meningkatkan pengalaman pengguna. Menandatangani dokumen tidak pernah semudah ini. Proses pencetakan, penandatanganan, dan pemindaian untuk mengirim kembali dokumen yang sama disederhanakan menjadi membuka permintaan email penandatanganan. Seluruh proses memakan waktu kurang dari dua menit. Selain itu, antarmuka pengguna dapat disesuaikan dan dipersonalisasi dengan merek dan warna Anda yang memungkinkan penyesuaian pengalaman klien Anda.

3.     Kepatuhan Hukum

Ketiga, teknologi tanda tangan digital yang disediakan oleh aplikasi terpercaya sudah dirancang agar sesuai dengan aturan hukum yang berlaku. Aturan yang mengikat ini memberikan landasan yang jelas bagi penyedia tanda tangan digital dan memberikan integritas jika terjadi sengketa hukum atas tanda tangan. Selanjutnya, keaslian memerlukan identifikasi melalui otentikasi dua faktor atau bahkan melalui pemeriksaan ID, sehingga legalitasnya lebih terjamin.

4.     Keamanan

Keunggulan dari tanda tangan digital yang selanjutnya adalah keamanannya. Otentikasi dua faktor dan pemeriksaan ID memberikan tingkat keamanan yang tinggi terkait akses dokumen dan kemampuan penandatanganan. Fakta ini sebenarnya adalah argumen tandingan paling penting bagi orang-orang yang mengeluh tentang masalah privasi data tanda tangan elektronik. 

Memang, bagaimana menerima dokumen per email dan kemudian mencetaknya lebih aman? Selain itu, bahkan dalam kasus pelanggaran keamanan, enkripsi data membuatnya sulit untuk diekstraksi. Enkripsi ini juga menjamin bahwa dokumen tidak dapat diubah setelah tanda tangan. Misalnya, tidak ada risiko melihat halaman baru atau satu halaman dihapus dari perjanjian.

Jika ini tidak cukup, 2FA atau otentikasi dua faktor disediakan untuk memastikan bahwa tidak ada yang dapat menyalin atau memalsukan tanda tangan Anda dan menggunakannya dalam konteks lain. Mengenai opsi penerapan, sebagian besar penyedia tanda tangan digital menggunakan konfigurasi SAAS.

5.     Biaya transaksi lebih rendah

Akhirnya, mendigitalisasi proses tanda tangan juga dapat mengurangi implikasi keuangan dari kesalahan manusia, seperti kesalahan penandatanganan atau kehilangan dokumen; kesalahan yang memperlambat proses dan menyebabkan masalah pengeluaran jika tidak terdeteksi. Tanda tangan digital memastikan semuanya beres, mencegah perbaikan masalah dan pengeluaran terkait. Berfokus pada pengeluaran, akumulasi penghematan biaya pada kertas, scan, copy, posting, paket, dll tampaknya minimal tetapi jumlah penghematan yang cukup besar.

Proses tanda tangan digital lebih efisien, ramah, dan lebih sesuai daripada tanda tangan dokumen kertas biasa. Selanjutnya, peningkatan keamanan yang disediakan oleh alat elektronik tersebut serta biaya tenaga kerja dan material yang lebih rendah yang terlibat adalah keuntungan utama dari tanda tangan digital.

Rekomendasi Aplikasi Tanda Tangan Digital Terbaik

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan tanda tangan digital atau digital signature menawarkan banyak sekali keunggulan terutama dalam meningkatkan efisiensi kerja administratif di perusahaan atau organisasi. Dengan aplikasi tanda tangan elektronik, proses pengesahan dokumen juga menjadi lebih aman karena sudah didukung dengan fitur keamanan canggih. Apabila Anda tertarik untuk mendapatkan kemudahan dari fitur tanda tangan versi elektronik, sangat disarankan untuk memilih aplikasi yang terpercaya seperti Mekari eSign.

Aplikasi eSign adalah aplikasi pengesahan dokumen yang aman karena sudah terdaftar sertifikasi Adobe Approved Trust List (AATL). Selain itu, semua dokumen dalam aplikasi ini sudah tersimpan dalam satu platform berbasis cloud yang aman. Pengguna juga sudah tidak perlu khawatir karena aplikasi ini sudah dilengkapi dengan sistem pengingat otomatis. 

Secara keseluruhan aplikasi ini cocok untuk dimanfaatkan oleh perusahaan atau organisasi dalam rangka mempermudah tugas operasional administrasi, terutama dalam hal pengesahan dokumen. Dengan menggunakan aplikasi Mekari, perusahaan tidak perlu lagi melakukan pengesahan secara manual yang memakan waktu karena semuanya dapat dilakukan secara otomatis dengan cepat dan aman.

Kesimpulan

Demikianlah tadi telah kami rangkum penjelasan lengkap mengenai seluk beluk tanda tangan digital. Secara keseluruhan, aplikasi tanda tangan digital memang banyak digunakan oleh perusahaan atau organisasi karena dinilai dapat mempermudah dan menjamin keamanan dari proses pengesahan dokumen. Namun dalam hal ini Anda harus memperhatikan jenis aplikasi yang digunakan dan hanya memilih aplikasi pengesahan dokumen yang terpercaya seperti Mekari eSign sehingga keamanan dokumen Anda terjamin.

**) Ikuti berita terbaru TIMES Indonesia di Google News klik link ini dan jangan lupa di follow.



Editor : Khoirul Anwar
Publisher : Rochmat Shobirin

TERBARU

KOPI TIMES