Begini Cara yang Benar dalam Memilih HR Software yang Tepat untuk Perusahaan

TIMESINDONESIA, JAKARTA – HR software system terbaik mempunyai peran yang sangat penting dalam berjalannya setiap proses administrasi yang berkaitan dengan karyawan setiap bulannya. Dengan menggunakan HR software terbaik, perusahaan akan mendapat keuntungan karena segala proses administrasi Human Resource berjalan dengan cepat dan lebih efektif karena menggunakan HR software terbaik yang memiliki berbagai fitur bermanfaat bagi HRD. 

Menggunakan HR software terbaik akan membuat divisi Human Resource yang ada di perusahaan tidak akan menghabiskan waktu yang lama hanya untuk menghitung gaji karyawan setiap bulan atau menghitung absensi karyawan dan dapat menggunakan waktu tersisa untuk mengoptimalkan hubungan dengan karyawan maupun merencanakan program kesejahteraan perusahaan dan karyawan lainnya.

Advertisement

Perbedaan Jenis HR Software

1. Software Rekrutmen

Berdasarkan survey yang dilakukan sebuah institusi, 56% perusahaan menyatakan bahwa tools untuk rekrutmen mempercepat proses rekrutmen mereka. Menemukan teknologi yang tepat untuk perekrutan adalah langkah utama efisiensi produktivitas perusahaan - tetapi proses ini juga disertai dengan tantangan. 

Beberapa fitur yang perlu menjadi pertimbangan Anda dalam menentukan teknologi yang mendukung untuk kebutuhan rekrutmen dan orientasi Anda diantaranya: 
●    Applicant Tracking System 
●    Talent Analytics
●    Onboarding 

2. HRIS 

Human Resource Information System (HRIS) dapat didefinisikan sebagai software atau solusi online yang berfungsi sebagai data entry, data tracking dan manajemen data dari semua operasional HR dalam suatu perusahaan. 

Dengan HRIS, database dapat diakses melalui cloud atau server yang dirancang khusus untuk perusahaan sehingga pengelolaan operasional menjadi lebih efisien.  lebih mudah sehingga operasional HR menjadi lebih efisien dan juga data akan tersimpan dengan lebih aman dengan penyimpanan cloud. 

Fungsi HRIS: 
●    Manajemen database karyawan 
●    Administrasi waktu dan tunjangan
●    Memonitor performa pekerja dan penilaian pekerja 

3. Workforce Management 

Workforce Management Platform merupakan platform terintegrasi secara keseluruhan, tidak hanya HR-sentris saja. 

Kelola pekerja, absensi dan shift, analisa performa dan pengeluaran tenaga kerja, hingga jaringan pekerja semua dapat dilakukan dalam satu platform.

Workforce Management dapat menunjang operasional HR baik untuk mengelola pekerja formal dan informal apapun kontrak mereka full time, kontrak maupun outsource.

Fungsi Workforce Management:
●    Rekrut pekerja dengan jaringan pekerja terintegrasi 
●    Absensi dan penjadwalan shift 
●    Monitor data performa pekerja 
●    Aplikasi sebagai platform komunikasi yang terintegrasi

4. Payroll 

Proses penggajian yang efektif melibatkan sejumlah proses untuk memastikan gaji diterima tepat waktu dengan nominal yang sesuai bersama dengan pajaknya serta bonus pekerja. Beberapa Payroll tools juga memberikan akses dalam mengelola BPJS. Setiap kenaikan, bonus, atau pengurangan juga harus ditangani dengan segera dan terdata. 

Ketika bisnis tengah berkembang, software payroll dapat membantu Anda untuk mengelola keuangan dengan lebih terorganisir dan minim kesalahan. 

Fungsi software payroll

Payroll management atau payroll tools akan mempermudah Anda untuk mengelola payroll secara keseluruhan sambil meminimalisir kesalahan dalam hal kalkulasi yang dilakukan manual, data yang lebih terorganisir, dokumentasi yang lebih mudah dibuat (termasuk halnya perpajakan). Sehingga Anda dapat menghemat lebih banyak waktu dan tenaga.

Setiap HRD tentu mengetahui jika perhitungan gaji karyawan yang dilakukan setiap bulannya tidaklah membutuhkan waktu yang sebentar. HRD harus menghitung seluruh komponen gaji karyawan dengan baik mulai dari menghitung jumlah kehadiran karyawan, menghitung PPH 21 karyawan, menghitung bonus karyawan dan yang terakhir menghitung BPJS Kesehatan serta BPJS Ketenagakerjaan. 

Tentu saja segala proses perhitungan tersebut tidak dapat dilakukan dengan cepat karena butuh ketelitian agar tidak terjadi salah hitung yang akan merugikan kedua belah pihak baik pihak perusahaan maupun pihak karyawan. Untuk mengatasi hal tersebut, perusahaan harus mencari HR software terbaik yang agar segala proses perhitungan gaji karyawan dapat diselesaikan dengan lebih akurat dan efisien. Lalu bagaimana cara memilih HR software terbaik untuk perusahaan? Berikut tipsnya.

1.    Pastikan HR software mudah untuk dipahami

Tentu akan sia-sia jika menggunakan HR software terbaik yang memiliki beragam fitur yang berguna dalam proses penggajian namun sulit untuk dipahami oleh divisi Human Resource. Untuk itu, sebelum memilih HR software terbaik anda harus mengetahui bagaimana proses penggunaanya terlebih dahulu, anda harus mengetahui apakah HR software yang tersebut akan mudah dipahami oleh karyawan anda atau tidak.

Namun perlu anda garis bawahi kemudahan dalam penggunaanya bukan berarti harus mengorbankan berbagai fitur penting yang seharusnya ada didalam HR software seperti perhitungan absensi, cuti, PPH 21, BPJS Ketenagakerjaan & Kesehatan dan penggajian. Pastikan HR software yang anda gunakan bukan hanya mudah untuk digunakan namun juga memiliki fungsi yang dapat berjalan maksimal.

2.    Pilih HR software yang memiliki proses akurat dan sudah teruji

Untuk mendapatkan HR software terbaik, anda harus memastikan jika segala proses yang dilakukan didalam HR software tersebut berjalan dengan baik dan akurat. Tentu akan sangat merepotkan jika harus menghitung ulang seluruh komponen penggajian secara manual untuk memastikan apakah perhitungan gaji karyawan sudah akurat atau tidak. 

Oleh karena itu pastikan HR software yang anda pilih mampu melakukan proses perhitungan gaji karyawan dengan akurat dan efisien. Dengan begitu HRD tidak perlu mengecek satu persatu seluruh penggajian karyawan yang ada di perusahaan.

3.    Lihat fitur yang disediakan oleh HR software

Salah satu ciri HR software terbaik adalah berbagai fitur pendukung yang dimilikinya. Dengan berbagai fitur pendukung yang dimiliki oleh software HRD, tentunya akan sangat membantu tim HR dalam melakukan perhitungan gaji karyawan. Misalnya saja seperti fitur otomatis SMS setiap karyawan ketika gaji sudah keluar, otomatis menghitung absensi karyawan dan fitur lainnya yang sangat bermanfaat. 

Anda tidak hanya harus memperhatikan fitur utama yang ada didalam HR software namun juga harus memperhatikan fitur-fitur kecil yang ada didalam software hrd, karena meskipun fitur tersebut tidak dapat dikatakan sebagai fitur utama, namun tetap sangat berguna ketika tim HR melakukan proses penggajian.

4.    Pilih HR software yang fleksibel sesuai kebutuhan

Seperti yang diketahui bersama, pemerintah sering sekali mengganti aturan yang berkaitan dengan penggajian karyawan. Misalnya aturan perhitungan PPH 21 karyawan, perhitungan BPJS Ketenagakerjaan dan peraturan lain yang mengharuskan perusahaan menambah komponen penggajian atau menguranginya. 

Tentu saja hal tersebut tidak dapat diterapkan ke dalam HR software jika HR software yang anda pilih tidak mampu mengikuti perkembangan yang berkaitan dengan aturan penggajian oleh pemerintah Indonesia.

Selain itu, HR software yang fleksibel dapat anda manfaatkan jika terjadi perubahan kebijakan yang ada didalam perusahaan anda, misalnya potongan uang makan setiap terlambat datang selama 5 menit, atau potong gaji satu hari setengah jika tidak hadir tanpa keterangan. Untuk itu pastikan anda memilih HR software terbaik yang dapat bekerja secara fleksibel sesuai dengan kebijakan yang ada didalam perusahaan anda.

Itu tadi adalah 4 tips dalam memilih HR software terbaik untuk perusahaan. Dengan melihat 4 poin diatas anda akan mendapatkan HR software terbaik yang sangat berguna bagi perusahaan. Sistem informasi kepegawaian adalah HR software terbaik sekaligus payroll terbaik yang dapat dengan mudah melakukan berbagai proses penggajian karyawan dengan tepat dan akurat. 

Selain itu, seluruh penjelasan diatas dapat anda temukan di dalam HR software sistem informasi kepegawaian. Anda akan mendapatkan berbagai fitur menarik yang akan membantu HRD dalam menghitung penggajian karyawan di Mekari Talenta. 

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Aplikasi HRD biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Kelebihan Mekari Talenta:

1.       Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini, berikut ini detail fiturnya

●    Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.

●    Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.

●    Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.

●    Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2.        Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri yang dapat disesuaikan sesuai kebijakan perusahaan Anda.

3.        Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://www.talenta.co/en/. Buruan tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.

**) Ikuti berita terbaru TIMES Indonesia di Google News klik link ini dan jangan lupa di follow.