Begini Cara Dinas Perpustakaan Kota Batu Selamatkan Dokumen Penting Desa

TIMESINDONESIA, BATU – Rata-rata Buku Letter C Desa dan Buku Kerawangan Desa, dua dokumen penting yang ada di desa dan kelurahan di Kota Batu dalam kondisi rusak. Ini cara Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batu menyelamatkan dua dokumen penting ini.

Menggunakan kertas berbahan khusus yang akrab disebut tisu jepang, pegawai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batu merekonstruksi bagian dokumen yang telah rusak.

Advertisement

Tidak berhenti di situ, setelah memperbaiki dokumen yang rusak, petugas melakukan alih media arsip tanah.

"Kondisi Buku Letter C Desa dan Buku Kerawangan Desa ini memprihatinkan, rata-rata di Kota Batu dibuat tahun 1958 kondisinya sudah rapuh, banyak yang sobek bahkan lepas dari ikatannya," ujar Arsiparis Ahli Muda Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, Samsul Riadi SE MM.

Menurutnya dua buku ini penting bagi desa dalam kaitan pengakuan Kepemilikan Hak Atas Tanah. Dimanapun tanah itu berada, berapapun luas tanah dan batas-batasnya serta siapapun pemiliknya maka akan selalu ada dan tercatat dalam riwayat tanah pada catatan Buku Tanah Desa, yang lebih dikenal dengan sebutan Buku Letter C Desa dan Buku Kerawangan Desa.

Kedua Buku Tanah Desa tersebut sudah ada pada Zaman India-Belanda dan sampai sekarang tetap dipakai sebagai Dokumen Negara, yang disimpan ditiap-tiap Kantor Desa / Kantor Kelurahan.Kedua Buku Tanah Desa tersebut selalu berdampingan karena saling melengkapi.

Buku Letter C Desa memuat data-data yuridis yaitu tentang status pemilik tanah yang menunjuk pada subjek hukumnya, sedangkan uraian mengenai objek tanah tercatat dalam riwayat tanah pada Buku Kerawangan Desa, yang memuat uraian lokasi / letak tanah, petak-petak tanah, luas tanah, batas-batas tanah dan nomor pajak.

"Kita sekarang lakukan penyelamatan pada 10 desa. Sebagai pilot projectnya Desa Sumberjo," ujar Samsul.

Langkah awal penyelamatan dilakukan dengan restorasi. "Kita memperbaiki kertas yang rusak dengan menggunakan bahan tertentu, salah satunya kita lapisi dengan kertas tisu Jepang, setelah selesai baru kita lakukan alih media," ujarnya.

Restorasi ini dilakukan dengan melapisi dua buku ini dengan bahan tertentu tanpa merubah bentuk buku. "Tujuannya menyelamatkan arsip yang ada dan menambah usia buku lebih lama," ujarnya.

Setelah proses restorasi selesai dilakukan alih media dengan cara me-scanning dan dimasukkan dalam aplikasi Adiarta (Alih Media Arsip Tanah).

"Aplikasi ini menyajikan dua buku ini dalam bentuk digital. Jadi ketika desa membutuhkan, tidak usah membuka dua buku aslinya. Buku aslinya bisa dibuka pada saat darurat saja," ujarnya.

Meski menggunakan aplikasi ini, kerahasiaan dokumen tetap terjaga, karena hanya kades dan sekdes yang bisa mengakses.

"Program ini sudah dikembangkan sejak tahun 2020 kerja sama dengan Dinas Komunikasi dan Informatika," ujarnya.

Alih media ini selain bisa menyelamatkan dokumen penting, bisa lebih memudahkan mendapatkan data dan aman.

"Di aplikasi itu bisa muncul, mencegah terjadinya sengketa, mempermudah pengurusan tanah. Data mengenai tanah, ukuran luas pemilik lama, hingga pemilik baru. Aplikasi ini bisa dimanfaatkan desa dan bisa dikembangkan disesuaikan kebutuhan desa," ujarnya.

Di tempat terpisah, Sekdes Sumberjo, Erman Sulaiman ST mengapresiasi Dinas Perpustakaan yang sudah membantu menyelamatkan buku desa ini.

"Semakin mempermudah kita menggunakan dua buku itu dengan aman tanpa khawatir rusak dan datanya valid," ujar Erman. (*)

**) Ikuti berita terbaru TIMES Indonesia di Google News klik link ini dan jangan lupa di follow.