Tekno
TIMESINDONESIA, JAKARTA – Solusi urusan administrasi, salah satunya dengan memanfaatkan aplikasi arsip digital. Keberadaan aplikasi ini menjadi bukti pengelolaan arsip yang beradaptasi dengan kemajuan teknologi.
Sebenarnya, pengelolaan arsip secara digital tidak jauh berbeda dengan pengarsipan manual. Sebelum dokumen tersimpan pada lemari arsip, dilakukan proses input data terlebih dahulu ke dalam sistem arsip digital.
Sebelumnya, media penyimpanan arsip berupa cetak seperti kertas. Namun perkembangan teknologi memungkinkan Anda untuk menyimpannya tidak lagi dalam media cetak.
Kini arsip bisa tersimpan rapai dalam media elektronik serta format digital. Penyimpanan dengan format demikian ini yang mendorong lahirnya istilah arsip digital.
Kemudian arsip digital akan tersimpan dalam repository lengkap dengan dokumen serta sistem manajemen record. Arsip digital menyajikan ragam informasi dalam berbagai format. Dalam proses penyimpanannya, Anda bisa memanfaatkan aplikasi arsip digital.
Beberapa aplikasi arsip digital yang dapat dimanfaatkan dijabarkan berikut ini.
Google Docs
Google Docs merupakan salah satu layanan pengolah kata, lembar sebar, presentasi, formulir, serta penyimpanan data berbasii web. Aplikasi dari Google ini dapat dimanfaatkan secara gratis.
Secara umum, Google Docs bisa disebut hampir sama dengan Microsoft Office. Namun aplikasi arsip digital ini dapat diakses kapan pun dan dimana pun. Anda dapat membuat dan menyunting dokumen selama terhubung dengan jaringan internet.
Keunggulan lainnya, tiap-tiap orang dapat bekerja sama dalam mengerjakan dokumen pada waktu bersamaan. Setiap perubahan yang telah Anda buat pada dokumen, dengan mengedit atau mengetik, akan tersimpan secara otomatis.
Adapun cara menyimpan dokumen atau arsip pada aplikasi Google Docs, pengguna wajib memiliki akun email di Google.
Apabila Anda ingin menyimpan arsip atau dokumen di dalam folder sendiri, yang harus dilakukan adalah membuat folder baru terlebih dahulu. Melalui aplikasi arsip digital Google Docs, Anda dapat menyimpan dokumen atau arsip dengan berbagai nama folder yang berbeda.
Anda benar-benar dimudahkan dalam menyimpan arsip dengan memanfaatkan Google Docs. Dan Anda dimudahkan dalam mengakses arsip sewaktu-waktu diperlukan. Tentunya, Anda tidak perlu khawatir file arsip akan hilang.
Arsip Manpro
Arsip Manpro bisa menjadi salah satu aplikasi arsip digital yang bisa dimanfaatkan. Kebutuhan mengelola dokumen secara baik dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi ini.
Adanya aplikasi ini dapat membantu pengelolaan dokumen menjadi lebih mudah dan efisien. Aplikasi ini memiliki keunggulan di antaranya proses penyusunan menu yang user friendly, mudah, cepat, dan fleksibel.
Dalam kata yang berbeda, perubahan menu dapat dilakukan hanya dalam hitungan waktu tertentu yang relatif lebih pendek, tanpa harus memiliki keahlian coding terlebih dahulu. Kelebihan lainnya, aplikasi Arsip Manpro tak terbatas. Para penggunanya akan dimanjakan dengan Arsip Manpro unlimited storage, unlimited User ID, serta unlimited project.
E-Surat
Aplikasi arsip digital lainnya yang juga dapat dimanfaatkan adalah e-Surat. Salah satu manfaat dari aplikasi ini, yakni sebagai sarana arsip yang mempermudah pencarian pada saat arsip diperlukan.
Contoh penerapannya sebagai berikut. Saat menerima surat masuk, maka surat yang diterima secara fisik tersebut akan scan terlebih dahulu sebagai proses entry.
Sedangkan surat yang diterima melalui aplikasi e-Surat, terlebih dahulu melalui proses print sebelum memperoleh disposisi serta didistribusikan. Hal ini yang mempermudah proses pengelolaan arsip, baik secara fisik maupun digital.
Sementara arsip fisik akan tersimpan pada filling cabinet sesuai kode klarifikasi masalah. Keunggulan aplikasi arsip digital e-Surat, saat arsip diperlukan lebih cepat ditemukan. Kenapa demikian? karena keseluruhan data berada dalam satu sistem.
Pemanfaatan aplikasi arsip digital secara optimal akan membantu pengelolan dokumen menjadi lebih aman dan efektif. Dan tentu pencarian dokumen yang diperlukan menjadi lebih cepat dan mudah. (*)
| Pewarta | : Rochmat Shobirin |
| Editor | : Ferry Agusta Satrio |
Duta Pancasila dan Peran Generasi Muda Jelang Indonesia Emas 2045
PPIH Siapkan 32 Bus Ramah Disabilitas bagi Jemaah Haji Indonesia
Ayu Apriliya Kusuma, Buka Jalan Perempuan Berhijab Bangka Belitung Lewat Putri Hijabfluencer
Dalam Empat Hari Kunjungan Wisatawan ke Bantul Tembus 43.226 Orang, PAD Capai Rp 432 Juta
Pagar Tembok TPU Sumbersari Kota Malang Terancam Roboh, Pemkot Malang Dianggap Slow Respons
Kebut Persiapan Sekolah Rakyat, Pemkab Banyuwangi Geber Renovasi Gedung Balai Diklat PNS Licin
Dihibur Gambyong Jreng, Komunitas Madiun Raya Gathering di Pasar Jadoel Ngegong
Berbobot 900 Kg, Sapi PO Anom Milik Peternak Pleret Bantul Juga Dibeli Presiden Prabowo
Pabrik Rokok Ilegal Diduga Milik Manajer Arema FC Akhirnya Digerebek Bea Cukai
Son Heung-min: Saatnya Tottenham Angkat Trofi, Seperti Harry Kane